Dokumentenmanagement ist EASY!

Mehr Effizienz mit digitalen Geschäftsprozessen: So kurbeln Sie die Digitalisierung schneller an

Sie möchten analoge Informationen elektronisch verfügbar haben, um Arbeitsschritte digital ausführen zu können? Die Archivierung von Belegen und Dokumenten sehen Sie momentan eher als eine unsystematische Herausforderung? Hierfür ist eine Dokumenten Management Software (DMS), die Ihre Geschäftsinformationen und die digitale Archivierung zu einer Business-Ressource macht, unerlässlich. Beschleunigen Sie Ihr Tempo und Ihre Effizienz, bei mehr Prozesssicherheit.

Nahtlose digitale Integration

Ohne viel Aufwand lässt sich EASY DMS einfach in nahezu jede Anwendung integrieren. Für mehr Flexibilität im Businessalltag: Informationen stehen überall und jederzeit zur Verfügung! Sie sehnen sich nach einem geringen Pflegeaufwand für Ihre Dokumente? Dank zentraler Administration des Dokumentenmanagements genießen Sie diesen praktischen Vorteil.

Weshalb sind digitale Prozesse überhaupt wichtig?

Kurz gefasst sichern sie die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. Die richtige Software legt den Grundstein für digitale Prozesse. Konkret bieten Ihnen diese  folgende Chancen:

  • Bei zunehmend ansteigenden Anforderungen die Kundenerwartungen erfüllen. Ab einem bestimmten Zeitpunkt erwarten Kunden es einfach, dass Rechnungen auf digitalem Weg versendet werden und dass Prozesse nahtlos sowie digital verbunden sind.
  • Alte Geschäftsmodelle, die jahrelang funktioniert haben, werden jetzt obsolet und durch neue ersetzt. Um sich gegen den Wettbewerb behaupten zu können, muss früher oder später auf anpassungsfähige, agile und digitale Prozesse umgesattelt werden.
  • Analoge Abläufe wirken vor allem auf die jüngeren Generationen eher abschreckend. Um für qualifizierte und gefragte Fachkräfte attraktiv zu sein, sind digitale Geschäftsprozesse heutzutage ein Must-Have.
  • Wo eingefahrene, analoge Arbeitsabläufe eher frustrieren, sorgen digitale Prozesse für mehr Leistung und Flexibilität im Arbeitsleben. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, auch problemlos von zu Hause aus oder von unterwegs zu arbeiten, was sich in der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit deutlich zeigt.

Wie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit einem DMS gelingt

Der erste Gedanke daran, wie Sie alle Abläufe in Ihrem gesamten Unternehmen elektronisch abbilden wollen, klingt zunächst einmal überwältigend? Wir haben wertvolle Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen der Digitalisierungsprozess von Beginn an besser funktioniert.

  • Klein anfangen
    Empfehlenswert ist, ein DMS zu Beginn schrittweise einzuführen. Zunächst sollten kleinere Routineprozesse eingesetzt werden, damit sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise gewöhnen können. Sobald sich der Umgang mit der Software gut eingespielt hat, können Sie den Einsatz auf die nächsten Prozesse ausweiten.
  • Prozesse kennenlernen und optimieren
    Im Grunde können Prozesse nur dann effektiv digitalisiert werden, wenn alle Arbeitsschritte, Schnittstellen und Stakeholder bekannt sind. Nicht zu vergessen ist auch, dass die Prozesse, die analog nicht einwandfrei ablaufen, vermutlich auch digital Probleme machen werden. Daher ist es wichtig, den IST-Zustand der bisherigen Abläufe festzustellen, um diese folglich zu verbessern und elektronisch einzurichten.
  • Frühzeitige Eingliederung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
    Was im täglichen Business gut funktioniert und wo es stockt, wissen oft Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am besten. Gliedern Sie sie daher so früh wie möglich in die Neugestaltung Ihrer digitalen Prozesse ein. Dies erhöht die Akzeptanz der neuen Tools und die neue Arbeitsweise.
  • Eine Lösung für das gesamte Unternehmen
    Oft implementieren einzelne Abteilungen Insellösungen, die zwar den jeweiligen Bereich unterstützen, aber nicht als Ganzes zusammenspielen. Das unterstreicht die Vorteile von DMS, denn viele Prozesse sind abteilungsübergreifend. Für einen optimalen Workflow sollten alle Abteilungen dieselbe Software verwenden.

Sie wollen sich endgültig vom Papier befreien und wissen, welche weiteren Vorzüge ein Dokumenten Management System für Ihr Unternehmen bringt und welche Digitalisierungsprojekte bereits umgesetzt wurden? Erfahren Sie mehr dazu in unseren Webinaren:

EASY for Dynamics NAV
Mit einem stetig wachsenden Marktanteil gehört Microsoft Dynamics NAV zu den beliebtesten ERP-Lösungen weltweit. Nutzen Sie Microsoft Dynamics NAV? Dann sollten Sie sich möglichst bald überlegen, wie Sie Ihr ERP-System um Funktionen für das DMS und die Belegarchivierung erweitern. Dadurch stehen alle wesentlichen Funktionen allen Dynamics NAV-Anwendern im Unternehmen jederzeit zur Verfügung – vom Einkauf über die Logistik bis hin zur Rechtsabteilung, Vertrieb und Finanzbuchhaltung.

Exklusive EASY Webinar Insights

Sie möchten ein Gespür dafür bekommen, wie die EASY Software in der praktischen Anwendung aussieht? Erfahren Sie beim folgenden On-Demand Webinar mit dem Fokus auf Archivierung von Belegen und Dokumenten, warum EASY for Dynamics NAV als hochgepriesene Integration gilt.

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Stadtprojekt Gelsenkirchen

Der kommunale Dienstleistungsbetrieb – die gkd-el – der 260.000 Einwohner-Stadt Gelsenkirchen sorgt für eine innovative und zukunftsweisende Hard- und Softwareplattform für Informations- und Kommunikationstechnologie und bietet Dienstleistungen im gesamten kommunalen Aufgabenspektrum. Die gkd-el setzt für die Stadt Gelsenkirchen bereits seit vielen Jahren erfolgreich DMS, verschiedene Workflows und die Personalakte von EASY SOFTWARE ein. Sie möchten einzigartige Insights zum Digitalisierungsprojekt Gelsenkirchen erhalten? Registrieren Sie sich jetzt für das kommende EASY Live-Webinar am 22.04. von 11:00 bis 11:45 Uhr.

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Mit NAVAX zum effizienten DMS

Autor: Julia Haider

Bei NAVAX widmet sich Julia Haider als Content Marketing Specialist dem Bereich ERP sowie den Branchen Manufacturing und Professional Services.

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