Teil 2: Es wird ernst: Die Durchführung des NAV Upgrades auf BC (Business Central)

Die Durchführung des NAV Upgrades auf BC

Der Entschluss, das alte NAV durch die neue Version Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) abzulösen, ist gefasst. Wichtig hierbei ist, dass dieser gemeinschaftlich mit allen Keyusern getätigt wird und auch die Geschäftsleitung mit aller Kraft dahintersteht. Denn ein derartiges Unterfangen nimmt durchaus einige Monate Projektlaufzeit in Anspruch. Dabei ist vor allem am Anfang mit einem hohen Zeitaufwand zu rechnen. Daher sind hier Durchhaltevermögen sowie eine hohe Motivation auf allen Seiten gefordert. Die Aussicht auf das schöne, effiziente und nachhaltige Neue und das Wissen, dass es das letzte Upgrade in einem derart umfassenden Ausmaß ist, spornt alle an.

Von Anfang an stets mit dem Ziel vor Augen

In der Projektvorbereitungsphase dient die Sales und Presales Phase, inklusive der Pre-Workshops, der Ist Prozess-Darstellung. Das Kickoff sowie der Workshop dienen der Soll Prozess-Darstellung.

Bevor man sich in die Arbeit stürzt, will das weitere Vorgehen wohl geplant sein. Mit der Definition bzw. Nominierung des Projektteams ist der Grundstein gelegt. Mit dieser Gruppe müssen die Ziele des Unterfangens festgelegt werden. Wichtig dabei ist, auch gleich die Nicht-Ziele zu definieren, damit bei keinem Projektmitglied unerfüllbare Hoffnungen geschürt werden.

Folgendes will in diesem Kontext in Augenschein genommen werden:

  • Welche Funktionen fehlen in meiner Lösung, die das tagtägliche Arbeiten massiv erleichtern würden? Damit auch einhergehend: Was ist im neuen Standard bereits enthalten, dass ich für mich nutzen kann?
  • Welche Funktionen sind aktuell sehr gut umgesetzt und müssen unbedingt erhalten bleiben?
  • Welche Erweiterungen können gegebenenfalls nach Abschluss des Upgrades erst umgesetzt werden, um die Arbeitslast im Upgradeprozess so gering wie möglich zu halten?
  • Wie viele Benutzer arbeiten in Zukunft mit dem System? Denn die Lizenz von Concurrent User wird auf Named User umgestellt (hier ist die anzuwendende Formel 1 Concurrent User wird zu 3 Named Usern)
  • Wie steht das Unternehmen dem Thema Cloud und monatlicher Aktualisierung der Software gegenüber?

Hierfür sollte man ausreichend Zeit verwenden, denn erst ein klar formulierter Plan bildet die perfekte Basis für eine makellose Projektumsetzung.

Die Projektplanung wird gemeinsam bzw. vom NAVAX Projektmanager sowie Kunden-Projektleiter erstellt als auch konsequent verfolgt. Darüber hinaus überwacht das Projektmanagement stets das Budget sowie den Projektfortschritt. Hierbei unterstützen wir mit Projektmanagementtools. Diese gestalten die Projekt-Zusammenarbeit effizienter und monitoren die Einhaltung des Zeitplans als auch des Budgets.

Eine durchdachte Entscheidung als optimale Grundlage

Gerade zu Beginn der Umsetzung werden für das Unternehmen durchaus richtungsweisende und länger bindende Entscheidungen getroffen. Damit diese wohl überlegt passieren, hier noch ein paar Informationen, die dies unterstützen.

Beim Betrieb und Redesign von BC/NAV gilt es folgendes zu berücksichtigen:

  • SaaS (Software as a Service) – „Das rundum Sorglospaket“

Hierbei liegt der Betrieb der Hardware als auch der Betrieb der Software bei Microsoft. Somit sind Sie nurmehr für die korrekte Benutzung von BC verantwortlich. Wir stehen ihnen dabei beratend und unterstützend zur Seite.

  • Azure (IaaS – Infrastructure as a Service) – „Die intelligente Hardware- und Datenplattform“

Sie benötigen neue Hardware – dann würde sich diese Variante als weitere Option zu SaaS anbieten. Mit der Skalierbarkeit der Hardware sind Sie für die Zukunft bestens gerüstet.

BC bietet eine Fülle von neuen Funktionen und Modulen, die Sie ohne Mehrkosten nutzen können:

  • Zurück zu den Wurzeln – zurück zum Standard – jetzt kann der Schritt zu einer Verschlankung der Lösung gesetzt werden.
  • Über die Jahre haben sich viele Daten angesammelt und es ist bereits höchste Zeit für die Einführung einer BI Lösung (Business Intelligence Lösung). Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt dies umzusetzen. Nutzen Sie diese Chance und holen Sie mehr aus ihren Daten mit übersichtlichen Analysen und Dashboards, die jederzeit abrufbar sind.
  • Wenn Sie bereits Office 365 bzw. Microsoft 365 im Einsatz haben, ist die hundertprozentige Integration in BC bereits im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Neben der fertigen Outlookintegration, ist auch der Excel Export als auch Import Ihrer Daten aus BC problemlos jederzeit möglich. So können z.B. Änderungen in Excel durchgeführt und automatisch in BC importiert werden. Auch Belege, Aufträge, Angebote, div. Dokumente als auch Bilder können automatisch als Mail aus dem BC raus versendet werden.

Durch die automatische Integrierbarkeit der einzelnen Module aus dem Office Paket sind verschiedene Kombinationsmöglichkeiten im Zusammenspiel mit BC möglich. Wir beraten Sie diesbezüglich gerne.

Gemeinsame Workshops als Basis für einen klar strukturierten Umsetzungs-Fahrplan

Sind alle oben genannten Überlegungen erfolgt, kann mit dem ersten Umsetzungsschritt begonnen werden.

Auf Ihrer Seite als auch auf unserer Seite wird ein Projektteam definiert. Dessen Aufgabe ist es, die Anforderungen nun in Form zu bringen. Nämlich in jene Form, die dem neuen BC entspricht und für Sie den optimalen Mehrwert bringt. Dies erfolgt in gemeinsamen Workshops, in deren Rahmen die Umsetzungsdetails genau definiert werden und Sie ein erstes Bild vom Ergebnis erhalten.

Dieser Schritt ist wichtig, um bereits im Vorfeld zu definieren, mit welchem Ausmaß zu rechnen ist, denn das System muss schließlich für viele Jahre seinen Zweck erfüllen!

Die Durchführung des NAV Upgrades auf BC
Aufgrund des genauen Plans kann mit der Umsetzung begonnen werden.

Mit einem klaren Fahrplan in eine erfolgreiche Umsetzungsphase starten

Nachdem in den Workshops ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen hergestellt und dies auch schriftlich festgehalten wurde, kann mit der Umsetzung begonnen werden.

Dies ist die Phase, in der Ihrerseits zumeist lediglich Zeit für Rückfragen zu reservieren ist. Somit ist dies für Sie ein eher ruhigerer Abschnitt und Sie können die Ergebnisse der gewissenhaft geführten Vorbereitung genießen.

Auf Basis einer Datensicherung wird das neue System in die gewünschte und abgestimmte Form gebracht. Hauptziel dieser Phase ist es, ein Testsystem zur Verfügung zu stellen, das zum Ende des Projekts hin dann auch zum Echtstart zur Verfügung steht.

Dies ist ein nur kurz beschriebener, jedoch sehr wesentlicher Schritt. Hier kommt es auf die Auswahl des richtigen Partners für die Umsetzung an. Denn nur wer auf den richtigen Partner setzt, der auch den Kundenbedarf versteht, wird das Upgrade-Projekt zu einem vollen Erfolg führen.

Volle Konzentration auf den Testbetrieb

Uns ist es besonders wichtig, dass wir unseren Kunden ein System zur Verfügung stellen, mit dem bereits in der Testphase der Echtbetrieb simuliert werden kann. Somit ist der Teil des Testens der zweitwichtigste nach der Planung.

Um die Keyuser auch zu befähigen diese Tests durchzuführen, werden zu Beginn Schulungen durchgeführt. Ziel ist es in dieser Phase bereits den Echtbetrieb so nachzustellen, dass es dann im Produktiveinsatz zu keinen Überraschungen kommt.

Somit ist es wichtig, auch hier einen umfassenden Testplan aufzustellen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung dieses Plans. Außerdem liefern wir, aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung, bereits ein Framework an Testszenarien, die dann für das konkrete Projekt meist nur mehr adaptiert werden müssen.

Das ist unser Weg, das „digitale Wunder“ Microsoft BC so zu erziehen, dass es für den Anwender bestmöglich eingesetzt werden kann.

Nicht zu vergessen: das Projektmarketing

Begleitend zum gesamten Projekt ist es überaus wichtig, auch intern bereits das Projekt und die Ergebnisse gut zu positionieren.

Alle Benutzer, die in Zukunft damit arbeiten sollen, müssen laufend informiert werden. Denn erst wenn Verständnis als auch Akzeptanz herrscht, kann auch Unterstützung erwartet werden. Je breiter die Unterstützung ist, desto einfacher und reibungsloser wird auch die Einführung der Software für die Projektverantwortlichen.

Unser Tipp: Geben Sie dem Projekt einen wohlklingenden Namen. Denn kaum ist ein Name gefunden, wird sogleich wohlwollend und engagiert über das Vorhaben gesprochen.

Ein weiterer wichtiger Schritt: die Abnahme des Systems für den Echtbetrieb

Sind alle Benutzer geschult und die Tests erfolgreich abgeschlossen, erfolgt die Abnahme der gelieferten BC Lösung.

Das ist zugleich Startschuss sowie Voraussetzung für den Echtbetrieb. Dieser kann entweder sehr kurz darauf folgen oder auch erst einige Wochen oder Monate später. Hierzu sollte jedoch stets ein Zeitpunkt gewählt werden, an dem die Anwender Zeit haben, sich an das neue Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Es sollte nicht die Zeit sein, in der das Arbeitsaufkommen durch Jahresabschlüsse, saisonal bedingte Mehraufwände oder Ähnliches ohnedies schon hektisch genug ist.

Im Hinblick auf die Enduserschulungen sollte darauf geachtet werden, dass diese zeitnahe zum Echtbetrieb erfolgen.

Es geht los: der Echtbetrieb

Der Echtbetrieb per se ist primär das Abarbeiten einer bereits im Vorfeld erprobten und festgelegten Vorgehensweise.

Auf Basis der Datensicherung des Echtsystems wird das Zeitalter des neuen BC Systems eingeläutet. Die alte Datenbank wird für den Zugriff gesperrt und die neue BC Datenbank wird nach einer abschließenden Überprüfung für den Echtbetrieb freigegeben.

An den ersten Tagen nach der Umstellung ist es oft hilfreich, wenn jemand von uns vor Ort ist, um die Kommunikationswege kurz und unbürokratisch zu halten. Aus der Erfahrung heraus verläuft der Echtbetrieb dann zumeist sehr unspektakulär.

Was man jedoch nie vergessen darf, der Erfolg muss gebührlich gefeiert werden! 😊

Dadurch schafft man ein gefestigtes schlagkräftiges Team und einen sehr soliden Grundstein für weitere und genauso erfolgreiche Umsetzungen .

Wir beraten Sie gerne zu Ihrem Upgrade – Jetzt kontaktieren!

Autor: Dominika Wzorek

Dominika Wzorek, Stv. Teamlead Bestandskundenvertrieb bei NAVAX, ist mit dem gesamtheitlichen lösungsorientierten Verkauf und der vertrieblichen Betreuung, im speziellen von unseren Bestandskunden, betraut. Mitunter auch Key Account. Dabei hat sie schon so manch knifflige Anliegen im Hinblick auf Lizenzen oder Verträge zusammen mit unseren Kunden rasch auf Schiene gebracht und ist auch sonst mit großem Enthusiasmus und Spaß an der Arbeit. Sie beschäftigt sich erfolgreich seit über 4 Jahren mit jeglichen Kundenanliegen, die bei einem gesamtheitlichen Systemhausanbieter wie NAVAX, sehr breit gefächert sind. Nebst dem Vertrieb hat Dominika unter anderem auch im Marketing, Leadmanagement und Eventmanagement Erfahrungen gesammelt und bezeichnet sich selbst generell gerne als Kosmopolitin in Bezug auf ihre privaten Interessen, da diese nur sehr schwer ab- und eingrenzbar sind. Und sonst: 35 Jahre jung, sportlich, immer für einen (guten) Schmäh zu haben & gerne im Grünen unterwegs.

Autor: Andreas Resl

Andreas Resl ist seit 2001 im Bereich von ERP (Enterprise Ressource Plannung) und generell Business Lösungen tätig. 2001 ist Andreas als Entwickler, mit damals noch Navision Version 2.6, in seine berufliche Laufbahn als Programmierer bei NAVAX gestartet. Nach einiger Zeit kam der Wechsel in die Beratung als auch dann in weiterer Folge ins Projektmanagment und somit auch die Übernahme etlicher ERP Neu- und Upgradeprojekte. Als jahrelanger Teamleiter des Customer Care Teams, konnte Andreas sein Wissen rund um Personalführung und zielgerichtete Problemlösungen weiter ausbauen und verfeinern. 2014 verlegte er seinen Arbeitsort nach Köln und half dort beim Aufbau der neuen NAVAX-Niederlassung. Nach spannenden 2 Jahren im Ausland verlegte Andreas seinen Schwerpunkt auf den Verkauf und sammelte dort weitere wertvolle Erfahrungen. Aktuell kann Andreas als Teamlead Products & New Technologies aus seinem reichhaltigen Erfahrungsschatz aus vielen Jahren schöpfen und unsere Kunden mit professionell entwickelten Konzepten die Möglichkeit bieten ihren Arbeitsalltag noch effizienter und effektiver zu gestalten. Andreas erstellt auch für unsere Interessenten Konzepte um deren Geschäftsprozesse mit Microsoft-Technologie zu optimieren. Des weiteren verantwortet Andreas die Weiterentwicklung unserer NAVAX AddOns und ist darüber hinaus auch federführend an der Weiterentwicklung neuer Produkte und NAVAX-Lösungen beteiligt. „Nach so vielen Jahren bei der NAVAX kann ich nun rückblickend sagen, dass es niemals langweilig geworden ist, und genau das spornt mich an, weiter in diesem Bereich mit Freude tätig sein zu wollen, und Lösungen für unsere Kunden zu finden!“

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