Teil 2: Neue Funktionen in Business Central: Come on, come on – Common Data Service!

Vergangene Woche habe ich im 1. Teil der dreiteiligen Blog-Reihe über die neuen und verbesserten Funktionen in Microsoft Dynamics 365 Business Central seit des Updates zur „Version 2020 Release Wave 1“ berichtet.

Im 2. Teil geht es um die neuen Möglichkeiten der Integration mit anderen Systemen, die sich mit dem Common Data Service (kurz „CDS“) ergeben.

Die offizielle Auflistung aller neuen Funktionen , die vor kurzem freigeschaltet wurden, findet sich in der Dokumentation von Microsoft.

Neue übergreifende Systemarchitektur

Bei der Systemarchitektur gibt es eine herausragende Neuerung: „Common Data Service“ hält Einzug in Business Central! Warum das so eine großartige Neuerung ist? Dazu werde ich ein wenig ausholen:

Was ist Common Data Service?

Jede Applikation bei Microsoft hat eine etwas andere Datenstruktur. Das ist einerseits historisch bedingt – Business Central beispielsweise baut auf Navision auf, einer Applikation die bereits 2002 von Microsoft erworben wurde – andererseits funktional bedingt, denn unterschiedliche Apps haben unterschiedliche Bedürfnisse. So gibt es zum Beispiel in Business Central eine Entität namens „CUSTOMER“ (Debitoren), in Microsoft CRM hingegen „ACCOUNT“ (Kunde). Möchte man Daten zwischen diesen beiden Applikationen synchronisieren, muss man also die Tabelle CUSTOMER mit der Tabelle ACCOUNT verknüpfen.

Da es aber in einem Unternehmen nicht nur zwei Applikationen gibt, sondern noch viele mehr, müssten wir jede einzelne Applikation mit jeder anderen synchronisieren. Darum hat Microsoft das „Common Data Model“ (CDM) entwickelt, also eine Standard-Datenstruktur. Seit dem Update zur „Version 2020 Release Wave 1“ gibt es nun auch die Integration mit CDM für Business Central.

Mit dem Common Data Service (CDS) muss nun jede Microsoft Applikation nur mehr eine einzige Schnittstelle verwalten, nämlich die zur gemeinsamen Datenstruktur „Common Data Model“ (CDM).

Ändern wir beispielsweise im CRM einen Datensatz – sagen wir, die Firma Mayer hat ihren Sitz von Wien nach Graz verlegt – müssen wir diese Änderung nur in einer App ändern. Alle anderen Apps, wie eben zum Beispiel Business Central, bekommen nun die Info, dass der Datensatz im CDS geändert wurde und übernehmen diese Änderung automatisch.

Vielversprechende erste Tests

Das klingt nach einer sinnvollen, neuen Methode zum Datenaustausch und das ist sie auch. Wir haben dieses Integrationsmodell, das nun auch für Business Central funktioniert, bei NAVAX schon eingehenden Tests unterzogen und sind über die neuen Möglichkeiten, die sich dadurch bieten, recht beeindruckt.

Die Integration gestaltet sich denkbar einfach: Bei der Anmeldung auf der Admin-Oberfläche (neuerdings gibt es ja eine einzige, gemeinsame Verwaltungs-Oberfläche für alle Microsoft-Produkte – schon getestet?) sucht das Setup-Tool ganz automatisch nach einem verfügbaren CDS, und schlägt dessen Verwendung vor.

Vorbereitete Standard-Verknüpfungen

Die Standard-Tabellen und Standard-Felder sind dabei bereits verknüpft. Sollte Business Central durch Erweiterungen zusätzliche Tabellen und/oder Felder haben, können diese manuell mit CDS verknüpft werden. Im CDS kann man übrigens auch Filter setzen, Felder miteinander vereinen (fiktives Beispiel: NAME = VORNAME + Leerzeichen + NACHNAME) oder auch Berechnungen durchführen.

Einfache Fehlerbehebung

Wenn bei der Synchronisierung ein Fehler passiert (z.B. wenn ein Datensatz in zwei Anwendungen gleichzeitig geändert wurde), so wird dieser Konflikt mit einer entsprechenden Fehlermeldung versehen und kann schnell behoben werden. Dafür stellt CDS eine eigene Administrator-Oberfläche mit Behebungs-Tools zur Verfügung.

Die (nahe) Zukunft bringt weitere Funktionen

All diese Möglichkeiten gab es mit der vorherigen, direkten Integration mit Microsoft Dynamics 365 Sales noch nicht. Und auch für die nächsten Versionen von Business Central sind bereits leistungsstarke Verbesserungen angekündigt. So sollen in der nächsten Version (voraussichtlich im Oktober 2020) auch virtuelle Entitäten möglich sein – das heißt, eine Entität sieht so aus, als wäre es eine Entität im CDS, in Wahrheit befindet sie sich aber woanders, z.B. direkt in einer bestimmten Applikation oder Datenbank. Auch die Konfliktbehebung auf Feldebene statt Datensatzebene ist bereits angekündigt. Es lohnt sich also, schon jetzt auf die Verknüpfung mit CDS umzustellen, falls Sie bereits eine bestehende Integration verwenden. Fragen Sie dazu Ihren NAVAX-Berater nach näheren Informationen.

Ausblick

Soviel zum Thema Common Data Service. Im dritten und letzten Teil dieser BlogReihe werde ich die Produktivitäts-Verbesserungen näher beleuchten. Speziell für Anwender, die hohe Mengen an Daten über die Tastatur eingeben müssen, hat sich hier einiges getan – stay tuned!“


Lesen Sie auch Teil 1: „Neue Funktionen in Business Central: Die erhörten Rufe des Admins“ und Teil 3: Neue Funktionen in Business Central: Die heimliche Magie der F2-Taste

Autor: Thomas Manhardt

Thomas Manhardt ist seit vielen Jahren Spezialist für Standard-Software. Dabei hatte er stets sowohl mit ERP als auch mit CRM zu tun – anfangs als Trainer, wechselte er später in den Vertrieb. 2010 startete er bei NAVAX, und wurde dann zum Business Manager CRM. Nach einer Übergangsphase beim Mitbewerb ist er nunmehr zu NAVAX als Product Manager für Business Central zurückgekehrt. Für ihn hat NAVAX „das beste Team der Welt“. Thomas lebt in Wien. Privat ist er begeisterter Langstreckenläufer, und nimmt auch sonst gerne jede Möglichkeit wahr, fit zu bleiben.

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