Teil 1: Neue Funktionen in Business Central: Die erhörten Rufe des Admins

Es ist erstaunlich, dass selbst ein so ausgereiftes Produkt wie Microsoft Dynamics 365 Business Central immer wieder mit neuen, kleinen Verbesserungen altgediente Hasen wie mich in Entzückung versetzen kann. Vor ein paar Wochen wurde die „Version 2020 Release Wave 1“ freigeschaltet.

Die offizielle Auflistung aller neuen Funktionen findet sich in der Dokumentation von Microsoft. Ich möchte Sie allerdings in einer dreiteiligen Blog-Reihe mit den wichtigsten (und weniger wichtigen, aber ungemein praktischen) neuen Funktionen vertraut machen. Wir beginnen mit den neuen und verbesserten Funktionen. Im nächsten Artikel erkläre ich mehr über die neuen Möglichkeiten der Integration mit anderen Produkten und in Teil drei folgen die Effizienzverbesserungen, die nunmehr Einzug gehalten haben.

Mehr erhalten als bestellt? – Registrieren im BC

Haben Sie schon einmal mehr Artikel bekommen als bestellt? Manchmal ist es einfach billiger, diese zusätzlichen Waren nicht zurückzusenden, sondern zu behalten. Ist dies irrtümlich geschehen, bieten Händler dafür auch gerne einen Rabatt an. Wie registrieren wir das allerdings in Business Central, ohne in eine Fehlermeldung zu laufen? Dazu können Sie jetzt in einer Eingangsüberschussrichtlinie die Eingangsüberschusstoleranz in % ausfüllen, und damit angeben, um bis zu wieviel Prozent mehr eingehen dürfen als bestellt.

Ansprechpartner nach Dokumententyp zuordnen

Wer Dokumente an Kunden oder Lieferanten schickt, hat typischerweise unterschiedliche Ansprechpartner – beispielsweise den Einkäufer für Angebote oder die Buchhaltungsleiterin für Mahnungen. Wie praktisch wäre es , wenn wir für jeden Dokumententyp den passenden Ansprechpartner mit abspeichern könnten? Geträumt, und von Microsoft erfüllt!

Filtern nach Ressource

Apropos Einkauf – hier gibt es jetzt einen zusätzlichen Zeilentyp „Ressource“ bei den Einkaufsbestellungen. Wer also zukünftig bei seinen Bestellungen an NAVAX in den Zeilen die gewünschten Berater auswählen möchte, kann dies nun tun!

Stornierungen leicht gemacht

Eine weitere Verbesserung betrifft übrigens genau diese „Ressourcen“ und andere Zeilen, die keine Artikel sind. Bisher konnte man nur gebuchte Artikel-Zeilen stornieren. Nun ist es möglich auf gebuchten Einkaufslieferungen für all jene Zeilen, die nicht die Zeilenart „Artikel“ haben, ebenfalls die Lieferung zu stornieren. Dabei wird eine zusätzliche Zeile mit negativem Vorzeichen gebucht.

Verbesserungen in der Rechnungslegung

Haben Sie schon mal eine falsche Rechnungsmenge von einer Bestellung gebucht? Passiert wohl jedem einmal. Wenn von einer Bestellung 100 Artikel gebucht und verrechnet werden sollten und man aber irrtümlich nur 10 Artikel bucht, kann man die daraus entstehende Rechnung problemlos stornieren. Gehe ich aber anschließend erneut zur Bestellung, stehen trotzdem nur 90 Artikel zur Buchung zur Verfügung. Diese Unstimmigkeiten wurden nun behoben und die stornierte Rechnungsmenge wirkt sich nun auch auf die ursprüngliche Bestellung aus.

Excel Export oder kein Excel Export

Zu guter Letzt reden wir über eine Funktion, die alle lieben: „In Excel öffnen“! Man kann es drehen und wenden, wie man will – Excel wird immer das Lieblingstool aller „Information Worker“ bleiben. Und darum kann es richtig erfreuen, dass wir seit einiger Zeit Listen in Business Central auch in Excel öffnen und bearbeiten können. Alle freuen sich! Alle? Nein, denn ein kleines Nest von verschworenen Systemadministratoren und DSGVO-Beauftragten leistet erbitterten Widerstand. Microsoft hat die Rufe erhört und gibt den Administratoren nun mehr Kontrolle darüber, wer diese Funktion „In Excel öffnen“ verwenden darf.

Technisch gesehen gibt es dafür nun den Benutzerberechtigungssatz „EXCEL EXPORT ACTION“, der einem Benutzer oder einer Benutzergruppe hinzugefügt oder entzogen werden kann.

Falls Sie sich wundern, dass Sie diese Funktion schon hatten und nun nicht mehr finden – standardmäßig ist diese Funktion nur mehr Administratoren vorbehalten.

Ausblick

Wie gesagt, dies ist nur ein kleiner Auszug der neuen Funktionen, die mir besonders positiv aufgefallen sind. In der nächsten Ausgabe dieser Reihe (wiederum hier zu finden) werden wir uns die neue Integration mit „Common Data Service“ näher ansehen.


Lesen Sie auch Teil 2: Neue Funktionen in Business Central: Come on, come on – Common Data Service! und Teil 3: Neue Funktionen in Business Central: Die heimliche Magie der F2-Taste

Autor: Thomas Manhardt

Thomas Manhardt ist seit vielen Jahren Spezialist für Standard-Software. Dabei hatte er stets sowohl mit ERP als auch mit CRM zu tun – anfangs als Trainer, wechselte er später in den Vertrieb. 2010 startete er bei NAVAX, und wurde dann zum Business Manager CRM. Nach einer Übergangsphase beim Mitbewerb ist er nunmehr zu NAVAX als Product Manager für Business Central zurückgekehrt. Für ihn hat NAVAX „das beste Team der Welt“. Thomas lebt in Wien. Privat ist er begeisterter Langstreckenläufer, und nimmt auch sonst gerne jede Möglichkeit wahr, fit zu bleiben.

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