Microsoft Teams als Leadership-Instrument: 6 Tipps wie man Führungsaufgaben einfacher meistert

Mithilfe von Microsoft Teams die Führungsaufgaben erleichtern

Die Funktionen von Microsoft Teams wurden bereits vielfach beschrieben. Ich selbst verwende es intensiv in meinem Arbeitsalltag. Einerseits für meine Selbstorganisation, andererseits vor allem auch für die Führung meines Teams. Dabei habe ich die Erfahrung gemacht, dass viele Herausforderungen im (Führungs-)Alltag durch Microsoft Teams als Leadership-Instrument vereinfacht oder sogar gänzlich gelöst werden können.

Meine persönlichen Tipps anhand einiger Beispiele:

Herausforderung 1:  Kommunikationskanäle

Die Zusammenarbeit im Team hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Es gibt neue Tools, die eine Vielzahl an Möglichkeiten und Funktionen bieten. Innerhalb eines Teams existieren oft unterschiedlichste Arbeitsstile und -Methoden. Während die einen mit digitalen und sozialen Medien aufgewachsen sind, ist das für die anderen noch weitgehend unbekanntes Terrain. Je nachdem werden andere (Kommunikations-)Tools bevorzugt. Als Führungskraft kann man zwar ganz genau vorgeben, wie die Mitarbeiter zu kommunizieren haben, aber funktionieren wird das nicht.

Mit Kommunikation über mehrere Kanäle alle erreichen

Ebenso muss sichergestellt sein, dass die Kommunikation die Empfänger wirklich erreicht. Man nimmt an, dass eine Nachricht auf vier bis sieben unterschiedliche Kanälen (!) kommuniziert werden muss. Nur so geht man sicher, dass sie ankommt und – noch viel wichtiger – auch die gewünschte Wirkung erzielt. Das wiederum bringt uns zur Führung. Führung ist ja nur dann vorhanden, wenn sie eine Wirkung erzielt.
Microsoft Teams bietet unter anderem Chat, Dateienablage, Telefonie- und Videotelefonie. Zusätzlich können Yammer oder das Intranet integriert werden. Für Mitarbeiter heißt das:  zahlreiche Möglichkeiten – jeder findet seine ideale Lösung, auf einer einheitlichen Plattform. Für Führungskräfte wird es viel einfacher eine Nachricht auf den vorher genannten optimalen vier bis sieben Kanälen zu kommunizieren.

Herausforderung 2:  Dokumentation

In einem steten Fluss von 1:1’s und Meetings werden Vereinbarungen getroffen – denn dies ist eine der zentralen Führungsaufgaben. Klare Vereinbarungen und die zur Verfügungstellung der notwendigen Mittel ist zudem eine wichtige Quelle für Mitarbeiterzufriedenheit.

Ohne den genauen Prozentsatz erhoben zu haben – nur ein kleiner Teil der getroffenen Vereinbarungen wird wirklich durchgeführt und in Follow-Ups nachverfolgt. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, hier den Überblick zu behalten und getroffene Vereinbarungen transparent nachzuvollziehen. Wie das geht? Für jedes regelmäßige 1:1 oder jede Arbeitsgruppe wird ein Teams angelegt. Vereinbarungen dazu werden beispielsweise in zugeordneten Microsoft Planner -Aufgaben verwaltet. Wichtig dabei: Verantwortlichkeit und Fälligkeit eintragen. Zu besprechende Themen werden vorab eingetragen, dann besprochen und zuletzt Vereinbarungen dazu getroffen.

Der gemeinsame Zugriff auf diese Daten erleichtert das gemeinsame Arbeiten und vor allem die Übersichtlichkeit über den aktuellen Status der jeweiligen Vereinbarung. Somit kann gewährleistet werden, dass keine Aufgabe vergessen wird und es nachvollziehbar ist, was bereits vereinbart wurde.

Herausforderung 3: Nachvollziehbarkeit

Auch die übersichtlichste Protokollstruktur zur Dokumentation von getroffenen Entscheidungen kann nicht verhindern, dass dazu über unterschiedlichste Kanäle mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert wird.

Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen im Nachhinein fördern

Relevante Informationen im Nachhinein aufzufinden fällt oft schwer. Schwierig wird es vor allem für Personen, die neu in einen Prozess oder überhaupt neu in die Organisation kommen. Erst durch langes Suchen in diversen Kanälen oder Dokumenten können die notwendigen Infos gefunden werden. Durch die Verwendung von Teams sind die Daten im Nachhinein auffindbar und neue Mitarbeiter müssen lediglich dem Team zugeordnet werden um Zugriff auf die gesamte Historie zu bekommen.

Herausforderung 4: Verfügbarkeit von Informationen

Ebenso wie die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern ist eine effiziente Selbstorganisation enorm wichtig. Dafür braucht es einen zentralen Punkt zur Informationsverwaltung. Auf diesen Punkt muss man immer und überall zugreifen können.

Informationen dann verfügbar haben, wenn man sie braucht

Ein entscheidender weiterer Vorteil von Microsoft Teams ist, dass man es synchron auf verschiedenen Devices verwenden kann. Auch mobil verfügt man so auf Smartphones oder anderen Geräten über alle relevanten Informationen. Egal ob Mail, Kontakte oder Dateien. Dringende Fragen, egal ob vom eigenen Team oder anderen Stakeholdern, können so sofort und einfach beantwortet werden. Unabhängig davon, wo man sich befindet, kann man jederzeit auf alle Infos zugreifen und sofort reagieren.

Herausforderung 5: Aktualität als Entscheidungsgrundlage

Als Führungskraft braucht man Zugriff auf aktuelle Zahlen. Diese Zahlen und Prozesse sind meist schon im Unternehmen oder extern vorhanden. Das Auffinden gestaltet sich jedoch mühsam, der Zugriff ist mobil oft beschränkt oder sogar völlig gesperrt. Deswegen braucht es ein gut strukturiertes Reporting mit den wichtigsten Kennzahlen und der Möglichkeit, sicher und unkompliziert auch mobil darauf zugreifen zu können.

Zugriff auf aktuelle Zahlen als Erfolgsfaktor

Die Daten werden dazu aus unterschiedlichsten Quellen bezogen und ganz einfach in Power BI integriert. Das bindet man wiederum in Microsoft Teams ein und hat mit nur einer Plattform ständigen Zugriff, auch über die mobile App. Genauso funktioniert das mit der Einbindung von Microsoft Dynamics 365 für ERP oder CRM.

Herausforderung 6: Fokus behalten

Zum Abschluss habe ich mir die größte Herausforderung im (Arbeits)leben aufgespart. Wie kann ich in turbulenten Zeiten den Fokus auf das Jetzt und mein Gegenüber behalten? Mitarbeiter, Kollegen, Kunden, Freunde oder Familie?

Ideen beflüglen uns, sollen uns aber nicht zur falschen Zeit ablenken

Sie kennen bestimmt mindestens eine der folgenden Situationen:

  • Sie befinden sich gerade in einem Gespräch und eine wichtige Aufgabe fällt Ihnen plötzlich ein.
  • Sie liegen wach, weil Ihnen nachts eine Idee im Kopf herumschwirrt, die man notieren will
  • Sie möchten eine kurze Frage an einen Mitarbeiter stellen, um ihn bei seiner Lösungsfindung zu unterstützen.
  • Sie haben am Weg telefoniert und wollen in der U-Bahn das Ergebnis eines Telefonats notieren.

Konzentration auf das Jetzt und das Gegenüber ermöglichen

Statt das ganze irgendwo zu notieren und dann nicht mehr zu finden benutze ich Microsoft Teams. Notiz schnell niederschreiben, Chat schnell beantworten, Idee dokumentieren und nicht vergessen, Frage kurz stellen – danach wieder voller Fokus, weil das Thema für den Moment abgehackt ist.

Fazit

Aufgrund meiner eigenen positiven Erfahrungen bin ich der Meinung, dass Teams eine einfache Möglichkeit ist, effizienter, entspannter und gleichzeitig mit mehr Wirkung zu Führen. Natürlich nur, wenn das notwendige Handwerkszeug vorhanden ist – nach dem Motto: „A fool with a tool is still a fool!“. Wenn Sie mehr über dieses Thema wissen wollen –nehmen Sie gerne jetzt persönlichen Kontakt auf!

Schon gewusst? 13 Millionen aktive tägliche User vertrauen auf Microsoft Teams, das mittlerweile in über 52 Sprachen vertreten ist.

Autor: Christoph Hammer

Mag. Christoph Hammer beschäftigt sich seit fast 20 Jahren mit der digitalen Optimierung von Prozessen. Seine Wurzeln liegen im Finance in der Wirtschaftsprüfung. Nach Stationen in der Beratung und im Vertrieb von Software im Oracle und SAP Umfeld war er zuletzt bei Microsoft tätig. Er ist mittlerweile der Meinung, dass zahlenbasiertes gesamtheitliches Marketing der strategisch wichtigste Bereich eines Unternehmens ist. Bei NAVAX ist Christoph der Bereichsleiter für Marketing, Sales und Products. Er ist gebürtiger Oberösterreicher, lebt in Gerasdorf bei Wien, ist 41 Jahre alt, verheiratet und Vater von 3 Kindern. In seiner Freizeit ist er ein begeisterter Kletterer, Läufer und vielleicht bald Triathlet – wenn Zeit dazu bleibt. Hin und wieder spielt er auf der Steirischen Harmonika – bevorzugt zu später Stunde.

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