Individuelle inhaltliche Anforderungen standardisiert visualisieren: Microsoft Visio und Power BI als perfekte Partner für Ihr Reporting

Standardisierung bedeutet, eine gemeinsame Bewertungsnorm zu haben, die möglichst weit verbreitet und damit akzeptiert ist. Das deutsche Institut für Normung (DIN) hat die wirtschaftlichen Vorteile der Standardisierung in zehn verschiedenen Industriebranchen erforscht. Dazu zählen niedrigere Transaktionskosten, einfacherer Zugang zu Informationen, Vermeidung schwacher Glieder in der Prozesskette, Förderung synergetischer Partnerschaften und Sicherheit hinsichtlich der Qualität und des Prozesses. Letzteres wäre allein schon Grund genug, Standardisierung zu fördern. Sie ist allerdings noch immer keine Selbstverständlichkeit – schon gar nicht Reporting. Was macht man, wenn man in Reportings individuelle inhaltliche Anforderungen standardisiert visualisieren möchte?

Im Berichtswesen oder Reporting hat die Standardisierung hauptsächlich im Finanzbereich stattgefunden, denkt man beispielsweise an die International Business Communication Standards, kurz IBCS.  In anderen Bereichen gibt es noch immer die Kluft zwischen individuellen inhaltlichen Anforderungen einerseits und leicht verständlicher visueller Aufbereitung andererseits. Individuelle Geschäftsanforderungen in ein standardisiertes, für alle verständliches Format zu bringen, war aber meist mit großem Aufwand verbunden. Jetzt lässt sich diese scheinbare Kluft einfacher überbrücken.

Visualisierungen

Wie funktioniert das? Mit Microsoft Visio lassen sich datengesteuerte individuelle Visualisierungen auf Basis verschiedenster Standards in Power BI einfach umsetzen. Was heißt das? Unterschiedliche Branchen können damit Ihre ganz persönlichen Datenvisualisierungen mit einem intuitiven Programm wie Visio erstellen und dann allen Office 365 Usern zur Verfügung stellen. Wie das geht und was Sie dazu benötigen?

Einfache Diagrammgestaltung

Mit Microsoft Visio ist eine einfache Diagrammgestaltung für alle Unternehmensbereiche möglich. Der Vorteil für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, sie arbeiten mit einer vertrauten Microsoft Office-Oberfläche. Dadurch lassen sich beispielsweise Flussdiagramme, Organigramme, Grundrisse aber auch Konstruktionspläne schnell und unkompliziert erstellen. Zusätzlich gibt es eine große Anzahl an bereits vorhandenen Vorlagen, auf die sie zugreifen können.

Voraussetzungen

Klingt wunderbar, aber Sie fragen sich, was man dazu alles benötigt? Je nach Rolle gibt es unterschiedliche Voraussetzungen:

Derzeit ist es in Visio möglich drei vollständig dynamische Visualisierungen – selbst die dargestellten Formen (Shapes) – mittels Daten zu steuern:

  • Standardflussdiagramme
  • Funktionsgesteuerte Standardflussdiagramme horizontal
  • Funktionsgesteuerte Standardflussdiagramme vertikal

Darüber hinaus kann JEDE weitere individuelle Visualisierung mit Daten in Power BI verwendet werden.

Individuelle Visualisierung in Microsoft Visio

Wie schaut das konkret aus?

Microsoft Visio bietet verschiedenste Zeichnungen mit hinterlegten Daten an. Wählen Sie einfach ihr passendes Modell oder erstellen Sie selbst ein vollständig Individuelles.

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Im Menüband, sprich dem „Ribbon“ können Sie im Reiter „Daten“ ihre Datenquelle (zum Beispiel Excel) angeben,  sowie die Visio Zeichnung dynamisch halten. Kommen zusätzlich Daten dazu, wird sich auch die visuelle Darstellung anpassen und die Daten ergänzen. Manche Zeichenvorlagen (zum Beispiel „Organigramm“) bieten auch eigene Importmöglichkeiten im Reiter „Organigramm“ an, die Sie nützen können.

Im Team mehr erreichen

Haben Sie ihre Visio Zeichnung mit den abgerufenen Daten Ihrem Bedarf entsprechend visualisiert, legen Sie diese auf dem Sharepoint Server ab. Er ist bereits ab Office 365 Business Premium enthalten. Machen Sie ihre Visiualisierung für Power BI verfügbar. Dank Office 365 können auch mehrere Personen gleichzeitig am selben Diagramm arbeiten.

Was sonst noch zu tun ist

In Microsoft Power BI benötigen Sie noch dass „Visio“ Add-in, dass sie aus dem Marketplace beziehen können. Dort geben Sie den Link zu Ihrer am Sharepoint abgelegten Visualisierung an. Die Daten werden im Visio Visual aus Power BI geladen.

Wenn Sie in ihren Reportings ihre individuelle inhaltliche Anforderungen standardisiert visualisieren möchten,  unterstützen Sie unsere Business Intelligence Spezialisten jederzeit gerne.

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Autor: Manfred Prokesch

Ing. Manfred Prokesch, MSc MA ist Pre Sales für Business Intelligence bei NAVAX. Als ausgebildeter Wirtschaftsingenieur mit Schwerpunkt Betriebsinformatik steht für Ihn die Zusammenarbeit bei der Digitalisierung der Finanzprozesse, rund um Reporting, Analyse und Planung, im Mittelpunkt seiner Tätigkeiten. Seine Spezialisierung im Corporate Performance Management während des Wirtschaftsinformatik-Studiums und seine internationale Projekterfahrung im Bereich Business Intelligence führen zu einem sensiblen Verständnis für die Anforderungen der Kunden und Interessenten. Die Präsenz auf Veranstaltungen, Messen und bei Kunden vor Ort, in der Funktion als Berater und im Pre Sales, umfassen seine Tätigkeiten die er seit mehr als 15 Jahren mit erfrischender Neugier und Einsatz ausübt. Fachlich hat sich der Vater eines Sohnes auf Unternehmensführung spezialisiert und dieses Studium am International Management Center in Krems abgeschlossen. Sozial engagiert er sich in verschiedenen Vereinen und interessiert sich privat für die Weiterbildung im Propädeutikum.

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