Arbeitsablauf in der Unternehmenssteuerung reduzieren – Simply Clever mit BI

Schauplatz Monats- oder Jahresabschluss, aber auch oft genug im Daily Business: Auf der Suche nach den unterschiedlichsten (Kunden-, Rechnungs-, Finanz- und Einkaufs-, etc. etc.) – Informationen vergeht Zeit. Unnötig viel Zeit, weil diese noch dazu meist über viele einzelne Systeme verteilt sind. Einzeln betrachtet sind diese Lösungen – im Idealfall – bestens spezialisiert und mit unseren Benutzerwünschen und Bedürfnissen im Einklang. Im praktischen Arbeitsablauf in der Unternehmenssteuerung sieht das aber oft anderes aus!

Arbeitsaufwand reduzieren – durchgängige Analyse sicherstellen

Informationen sind erst dann wertvoll, wenn sie sinnvoll verknüpft werden können. Dazu müssen sie aus den einzelnen Bereichen zusammengeführt werden. Ein immer noch beliebtes Werkzeug dabei sind beispielsweise Excel Sheets oder Access Anwendungen – aber die Palette reicht sogar hin bis zu PowerPoint Präsentationen. Diese oft stark aggregierten, d.h. zusammengetragenen Daten liegen in einer Form vor, die eine detaillierte oder bis ins letzte Detail durchgängige Datenanalyse unmöglich macht.

Das Zusammenführen der Informationen ist ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand. Woran das liegt? Vor allem daran:

  1. Durch individuell entwickelte Lösungen auftretende Schwierigkeiten (also beispielsweise Makros, eigen-entwickelte Datenschnittstellen, die nicht mehr gewartet werden etc.)
  2. Durch den Aufwand durch manuelle Tätigkeiten | also z.B. Datensammlung, Datenaufbereitung, Copy-Paste-Tasks etc.

Zuerst wachsen, dann lösen?

In der Vergangenheit erschien die manuelle Datenzusammenführung, teil-automatisiert und/oder mit Eigenentwicklungen, besonders in den Augen von KMUS günstiger als speziell dafür entwickelte Lösungen. Zuerst einmal wachsen, dann erst nach einer besser geeigneten Lösung umsehen, lautete meist die Devise. Das ist so nicht (mehr) richtig: Eine integrierte Business Intelligence – Lösung kann alle Arbeitsprozesse in der Unternehmenssteuerung unterstützen und verbessern, unabhängig von der Unternehmensgröße. Simply clever.

Eine integrierte Business Intelligence – Lösung kann alle Arbeitsprozesse in der Unternehmenssteuerung unterstützen und reduziert so den Arbeitsaufwand.

Kleiner Einsatz – große Wirkung

Heute lässt sich sogar mit Sicherheit sagen: bereits mit geringem Mitteleinsatz kann der gesamte Arbeitsablauf in der Unternehmenssteuerung massiv vereinfacht werden.

Das wird vor allem durch folgende Maßnahmen erreicht:
• die Verbindung der verteilten Unternehmensinformationen – in einer Quelle | SPOT (Single Point Of Truth)
• die Detailanalyse in allen Dimensionen – vernetzte Informationen | bereichsübergreifend
• die Datenaktualität | tagesaktuell bis near-real-time

Was bedeutet geringer Mitteleinsatz?

Geringer Mitteleinsatz bedeutet, Sie benötigen keine IT-Infrastruktur mehr selbst im Haus. Sie müssen nichts mehr selbst warten oder betreiben. Aus Sicht der „Total Cost of Ownership“ ist das schon bei kleineren oder im Wachstum befindlichen Unternehmen ein Vorteil, Stichwort „sprungfixe“(d.h. Mischung aus fixen und variablen Kosten) vs. skalierbare Kosten.
Bestehende Systeme an lokalen Standorten zu verbinden ist dabei ebenso möglich wie eine Anbindung an Applikationen oder Services, die bereits in der Cloud verfügbar sind. Ein Upgrade lokaler Systeme in eine virtuelle Umgebung steigert dabei die Effektivität, verringert den gebundenen und oftmals finanzierten Mitteleinsatz und garantiert Performance ganz nach Bedarf.

Das Potenzial liegt in der Cloud

Auf der einen Seite bietet die Produktivitätslösung Office 365 (Power BI, Excel, etc.) mit Dynamics 365 (ERP, CRM) – Integration neue Möglichkeiten der Datenaufbereitung und Verarbeitung und damit auch völlig neue Wege der Erkenntnisgewinnung. Auf der anderen Seite verschwenden Sie Ihre Arbeitszeit nicht mehr für Zahlen-Sammlung und -Verarbeitung – sondern können sich endlich voll auf Ihre Kerntätigkeit im Unternehmen konzentrieren!
Das spart im Detail betrachtet Zeit und Geld und erfordert in einer Prozesskostenrechnung nur einen geringen Teil an einzusetzenden Mitteln.

Arbeitsaufwand in der Unternehmenssteuerung reduzieren durch gut durchdachte Cloud Architektur
Wie sieht die Business Intelligence Cloud Architektur aus?

Power BI in der Unternehmenssteuerung einsetzen – wann und wie?

Das hängt stark von Ihren Bedürfnissen ab, wir empfehlen einen kostenlosen gemeinsamen Termin. Hier erarbeiten wir zusammen eine Grobspezifikation. Danach entscheiden Sie, ob Sie auch die nächsten Schritte mit uns weiter gehen möchten und in einen Proof-of-Concept starten wollen. An dieser Stelle sei noch mal festgehalten, eine Lösung erfordert nicht immer ein Data-Warehouse. Selbst das muss kein Grund für hohe Aufwände sein: Auch hier gilt die Skalierbarkeit eines mitwachsenden DWHs in der Cloud!

Fragen zum Thema? Wir helfen Ihnen gerne Ihren Arbeitsablauf in der Unternehmenssteuerung zu optimieren. Kontaktieren Sie unseren NAVAX Business Intelligence Experten Manfred Prokesch oder melden Sie sich direkt zu einem unserer aktuellen Workshops an. Alle NAVAX Events finden Sie hier.

Autor: Manfred Prokesch

Ing. Manfred Prokesch, MSc MA ist Pre Sales für Business Intelligence bei NAVAX. Als ausgebildeter Wirtschaftsingenieur mit Schwerpunkt Betriebsinformatik steht für Ihn die Zusammenarbeit bei der Digitalisierung der Finanzprozesse, rund um Reporting, Analyse und Planung, im Mittelpunkt seiner Tätigkeiten. Seine Spezialisierung im Corporate Performance Management während des Wirtschaftsinformatik-Studiums und seine internationale Projekterfahrung im Bereich Business Intelligence führen zu einem sensiblen Verständnis für die Anforderungen der Kunden und Interessenten. Die Präsenz auf Veranstaltungen, Messen und bei Kunden vor Ort, in der Funktion als Berater und im Pre Sales, umfassen seine Tätigkeiten die er seit mehr als 15 Jahren mit erfrischender Neugier und Einsatz ausübt. Fachlich hat sich der Vater eines Sohnes auf Unternehmensführung spezialisiert und dieses Studium am International Management Center in Krems abgeschlossen. Sozial engagiert er sich in verschiedenen Vereinen und interessiert sich privat für die Weiterbildung im Propädeutikum.

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