So wird Ihr Projekt ein voller Erfolg

Projekte erfolgreich zu managen ist fast so komplex wie das Leben selbst. Die Liste der Faktoren, die den Erfolg eines Projektes begünstigen, ist endlos. Wir haben im Laufe der Zeit durch das Projektgeschäft viel gelernt und die Köpfe rauchen lassen, um die bedeutendsten Erfolgsfaktoren für Sie herauszuarbeiten.

Das Wichtigste zuerst

Weshalb arbeiten wir hier und jetzt an diesem Projekt zusammen“?

Eine Frage, auf die jeder in einem Projekt die Antwort kennen muss. Zu jedem Zeitpunkt. Um diese Frage beantworten zu können, sind Projektziele wichtig. Projektziele beschreiben im Idealfall, auf vollständige und überprüfbare Weise, den Sollzustand, der am Ende erreicht werden soll. Von Projekterfolg sprechen wir dann, wenn die Erwartungen des Kunden erfüllt sind. Diese Erwartungen gilt es in Form von Zielen zu definieren und deren Erreichung laufend zu überprüfen. Daher sollten alle Beteiligten die Projektziele als wichtig empfinden und sie während der gesamten Projektdauer im Auge behalten. Denn: „Der Langsamste, der sein Ziel stets vor Augen hat, geht nämlich immer noch schneller als derjenige, der ohne Ziel herumirrt.“

Unser Tipp: In keiner Projektmanagement-Schulung sollte das bekannte SMART-Modell fehlen, mit dessen Hilfe man Ziele sauber definieren kann. Falls Sie Interesse haben, können Sie hier nachlesen.

Planung und Steuerung

Team um FlipchartDamit das Projekt in die richtige Richtung gelenkt wird und vereinbarte Projektziele effizient erreicht werden können, benötigt man professionelles Projektmanagement. Die Projektleitung wird idealerweise aus der Organisation des Auftraggebers gestellt. Sie plant und koordiniert das Projekt und behält über die gesamte Dauer der Projektlaufzeit den Überblick. Dafür erstellt sie Projektpläne, die sie über die gesamte Laufzeit pflegt. Die Projektpläne geben jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand im Projekt. Somit wird sichergestellt, dass potentielle Abweichungen rechtzeitig erkannt und behandelt werden.

Communication is key

Dass Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg ist, hören wir immer aufs Neue – und das mit gutem Grund! Eines der großen Geheimnisse des Erfolgs im Umgang mit Menschen ist es, den Standpunkt des Anderen verstehen zu können. Auch in Projekten trifft das vollkommen zu. Die Kommunikation untereinander ist entscheidend für den Verlauf des Projektes und die Erreichung der Projektziele. Um die Kommunikation optimal zu gestalten, bedarf es vor allem an Offenheit. Ganz egal ob gestern, heute oder auch in der Zukunft – ohne saubere und effektive Kommunikation wird es nicht funktionieren.

Unser Tipp: Planen Sie bereits zu Beginn Kommunikationskanäle, die Sie verwenden wollen. Zum Beispiel wöchentliche Jour Fixes, Projektleitermeetings, Projektauftraggeber-Sitzungen usw.

Projektmarketing: Brauchen wir das wirklich?

Projektmarketing dient primär der Erläuterung vom Sinn und Zweck eines Projekts im gesamten Unternehmen. Besonders Projekte, bei denen große Veränderungen für Mitarbeiter, die nicht unmittelbar am Projekt arbeiten, bevorstehen oder Ablehnung befürchtet wird, ist Transparenz nötig, um Befürchtungen zu zerstreuen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich über Ziele, Status oder wichtige Meilensteine informieren zu können. Wichtig ist, dass sich betroffene Personen nicht vom Projektgeschehen ausgeschlossen fühlen und dass positive Chancen durch die Veränderung ersichtlich werden. Erfolgreiche Projekte leben nicht nur von der Qualität des Ergebnisses, sondern vor allem von der Akzeptanz und Unterstützung auf allen Ebenen.

Unser Tipp: Erstellen Sie einen Newsletter, der regelmäßig an das gesamte Unternehmen ausgesendet wird und in dem die aktuellsten Informationen zum Projekt enthalten sind.

Da die Gestaltung des Projektmarketings stark von der Unternehmenskultur abhängt, unterstützen wir Sie gerne bei der Auswahl von Möglichkeiten für Ihr Projekt.

Ganz ohne Konflikte wird es dann doch nicht laufen

Üblicherweise werden Konflikte negativ wahrgenommen. Da sich Konflikte in Projekten nicht vermeiden lassen, versuchen wir die positiven Aspekte eines Konflikts zu erkennen und diese als Chance für Veränderung zu nutzen. Konflikte entstehen grundsätzlich aus der Leidenschaft für Ziele. Die Konfliktgründe sind meist verschiedene Ansichten, Probleme in der Kommunikation oder verschiedene Wertehaltungen der Projektmitglieder. Konflikte machen Probleme sichtbar und helfen uns nicht nur bei der Weiterentwicklung, sondern auch dabei die Ansichten des Anderen besser zu verstehen. Durch einen offenen und professionellen Umgang können diese auf ein Projekt positiv wirken, solange nicht der Sieg des einzelnen, sondern der gemeinsame Fortschritt das Ziel ist.

Respektvoller Umgang und Wertschätzung

Eine angenehme und somit produktive Arbeitsatmosphäre wird durch gegenseitigen Respekt und Wertschätzung aller Projektbeteiligten ermöglicht. Entscheidend ist zu wissen, dass durch ein Projekt immer eine neue Art des Zusammenwirkens entsteht und ein gemeinsames Verständnis für die neue Situation geschaffen werden muss. Wir sollten uns stets in Erinnerung rufen, dass Wertvorstellungen, Grundsätze und Denkweisen das Verhalten innerhalb der Projektorganisation prägen und damit auch die Zielerreichung beeinflussen.

Fazit

Projekte werden erfolgsträchtiger sein, wenn auf folgende wichtige Aspekte viel Wert gelegt wird:

  • definierte Projektziele
  • saubere Planung
  • offene Kommunikation
  • Einsatz von Projektmarketing
  • Professionelle Behandlung von Konflikten
  • Respekt

 

 

 

Autor: Patrick Slond

Seit mehr als 20 Jahren hat Patrick Slond Erfahrung in Software-Entwicklungs- und Implementierungsprojekten von Technischen,- Experten- und ERP-Systemen. Beginnend als Entwickler über diverse Teamleitungen, hat er sich zum Projektleiter von nationalen und internationalen Projekten (Österreichischen und deutschen Luftfahrtunternehmen) weiterentwickelt; seit 2013 ist er bei NAVAX mit dem Aufbau eines Projektmanagement Offices betraut, zur Entwicklung und Etablierung von Projektmanagement Standards. Patrick Slond ist zertifiziert als IPMA Senior PM (Level B), kann auf eine Nominierung als "Projectmanager of the year 2014 (P-M-A)" zurückblicken und beschäftigt sich privat als Vater mit den Themen kochen und Bierbrauen.

Autor: Mirijam Jovanovic

Mirijam Jovanovic unterstützt seit Jänner 2018 als Junior PMO Specialist das Projektmanagement-Office bei NAVAX. Zuvor studierte sie „Projektmanagement und IT“ an der FH des bfi Wien und war nebenbei bei der A1 Telekom AG im PMO und im Projektmanagement tätig. Während dieser Zeit machte sie wichtige Erfahrungen in interessanten Projekten. In ihrer Freizeit widmet sie sich ganz ihrem Sohn und verbringt die Zeit am liebsten in der Natur oder mit Sport.

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