You’ve got mail! Workflow-Benachrichtigungen in Dynamics 365 for Finance and Operations

In diesem Blog Beitrag möchte ich Ihnen gerne den Arbeitsalltag erleichtern! Ich erkläre Ihnen direkt aus der Praxis die Funktionsweise von Microsoft Flow und dessen Timer Connector in Zusammenspiel mit Dynamics 365 for Finance and Operations (= Dyn365FO) anhand eines Beispiels.

Derzeit sind in Dyn365FO weder Alerts noch MS Flow als Trigger in der Standardfunktion verfügbar. Daher kann als sehr gute Alternative bereits jetzt der Timer Connector mit wenigen Klicks und ohne einer Anpassung im Code, verwendet werden.

MS Flow bietet nämlich eine zeigesteuerte Möglichkeit an, um Benachrichtigungen an einen bestimmten Mitarbeiter zu senden. Hiermit kann über z.B. neu angelegte oder veränderte Datensätze in Dyn365FO benachrichtigt werden.

Nun zur Praxis

Zur Veranschaulichung möchte ich gerne einen Ablaufplan skizzieren, um einen Report Manager via Email zu benachrichtigen. Zum Beispiel, wenn neue Sachkonten im System hinzugefügt werden.

Dafür muss ich zuvor ein neues Konto in Dyn365FO anlegen, dies wird über den Menüpunkt „Hauptkonten“ im dazugehörigen Modul „Hauptbuch“ durchgeführt. Ich erfasse hier auch noch einen Zeitstempel, ab wann das neue Konto aktiv geschalten werden soll -> siehe Feld „Aktiv ab“. Dieses Datum verwende ich später im Workflow, um nur neu hinzugefügte Konten in der Email aufzulisten.

Da derzeit die Alert-Funktion in Dyn365FO noch nicht vollständig integriert ist, können wir als erweiterte Lösung via MS Flow zeitgesteuerte Benachrichtigungen (über den Timer Connector) an einen verantwortlichen Benutzer im System schicken.

Wie funktioniert das?

Dafür erstelle ich einen normalen zeitgesteuerten MS Flow (Login über: https://flow.microsoft.com). Diesen lasse ich in bestimmten Zeitabschnitten, z.B. einmal am Tag, prüfen, ob neue Datensätze im System erfasst wurden.

Dazu muss eine Aktion für Dyn365FO ausgewählt werden. In unserem Fall prüfe ich eine bestimmte Entität (= MainAccounts). Ich verbinde via einfachem Drag & Drop den MS Flow mit unserem Dyn365FO System und rufe die Datensätze ab.

Da ich nur über neue Sachkonten informieren will, definiere ich hier noch zusätzlich einen Filter in MS Flow, der das oben erfasste Dyn365FO-Feld „Aktiv ab“ einschränkt. Als Beispiel setze ich hier ein Filterkriterium, das nur Konten abruft, die max. vor einem Tag erfasst wurden.


Im nächsten Schritt möchte ich noch gerne in der Email-Benachrichtigung Datenfelder im Text mitausgeben. Dies ist über die dafür vorgesehenen Funktionen via Drag & Drop Auswahl leicht möglich. Ist der dynamische Inhalt für den Flow zusammengestellt, erfolgt über den Button „Flow erstellen“ die Anlage meines Workflows.


Um einen ersten Test durchzuführen, kann der neu angelegte MS Flow auch manuell ausgeführt werden.

Eine detaillierte Übersicht über den ausgeführten Microsoft Flow (inkl. aller gesendeten Daten) wird über das dafür vorgesehene Dashboard angezeigt.

Wo könnte man dieses tolle Feature noch brauchen?

  • Benachrichtigungen bei Erfassungen und Speicherung von Dokumenten (z.B. Ablage im DMS – System, SharePoint, …)
  • Benachrichtigungen bei Erstellung von Rechnungen
  • Benachrichtigungen bei Verkauf von Sachgütern oder –anlagen innerhalb der Company
  • … überall dort, wo ein Workflow mit Benachrichtigungen genutzt werden soll

Mein Fazit

MS Flow stellt aus meiner Sicht hier ein sehr gutes Werkzeug zur Verfügung, um leicht und schnell zeitgesteuerte Benachrichtigungen via Email an Benutzer zu schicken. Der große Vorteil von Microsoft ist hier die Unabhängigkeit des angesteuerten Systems, da über das Flow – Portal eine Vielzahl an Applikationen angesteuert werden kann.

Weiterführende Links:

MS Flow – Übersicht: https://docs.microsoft.com/de-at/flow/getting-started

MS – Connector Reference: https://docs.microsoft.com/en-us/connectors/dynamicsax/

Autor: Philipp Mayrhofer

Philipp Mayrhofer arbeitet seit 2010 als Softwarearchitekt im Bereich Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations (ehemals AX). Davor sammelte er über 10 Jahre Erfahrung im SAP Umfeld, Schwerpunktmäßig zum Thema ERP & SQL. In seiner Freizeit ist Phillipp sehr sportlich unterwegs: Laufen, Mountainbiken und Snowboarden zählen zu seinen größten Leidenschaften.

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