Microsoft Dynamics NAV: Kapazitätsprüfung direkt aus dem Verkaufsauftrag

Prozesse optimieren – Fehler vermeiden – Liefertreue erhöhen

Wir bei NAVAX arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen und kennen daher ihre Probleme und Bedürfnisse genau. Ein wichtiger Teil unserer täglichen Arbeit ist die individuelle Anpassung von Software, wie Microsoft Dynamics NAV, an die unterschiedlichen Anforderungen von Branchen im Allgemeinen und Unternehmen im Speziellen.

Der Software Standard bietet dabei eine solide Ausgangsbasis. Mit unserer jahrelangen Branchenerfahrung und der Mitarbeit unserer Kunden entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, um Prozesse zu automatisieren, zu optimieren und fit für die digitale Transformation zu machen. Ein Beispiel dafür ist unser Competence Center Manufacturing. Dieses hat eine Lösung für die Kapazitätsprüfung in NAV entwickelt, die die Prozesse fit für die Digitalisierung macht und das Arbeitsleben aller Beteiligten erheblich erleichtert.

Ausgangslage

Nehmen wir an, Sie arbeiten im Verkaufsinnendienst einer Produktionsfirma. Wie läuft eine Kapazitätsprüfung im Normalfall bisher ab? Ihr Kunde möchte einen genauen Liefertermin genannt haben. Sie versuchen, in der Arbeitsvorbereitung nachzufragen. Leider kann es aufgrund der dezentralen Kapazitätsprüfung durch mehrere Personen immer wieder einmal zu Fehlinformationen kommen, besonders kritisch ist das in Perioden mit sehr hohen Auslastungen. Diese Fehlinformationen führen zu unpünktlichen Lieferungen, gestressten Mitarbeitern, unzufriedenen und im schlimmsten Fall verlorenen Kunden.

Die Grundidee

Um für so eine komplexe Problemstellung eine Lösung zu finden, kann man nicht nur die technische Seite betrachten, sondern muss ein ganzheitliches Konzept entwickeln:

Es wird die Annahme getroffen, dass je Arbeitstag ein bestimmter Umsatzwert durch die Produktion geschleust werden kann.

Das heißt: Wenn alle bislang noch nicht gelieferten Aufträge und alle auf Lager produzierten Artikel mit deren Umsätzen bzw. VK-Preisen bewertet werden und diese Lasten am Tag der Lieferung eingeplant werden, dann kann unter Berücksichtigung der Rückstände und mittels kumulierter Betrachtung ein frühestmöglicher Liefertermin errechnet werden. Oder im Klartext: Der Verkaufsinnendienst kann OHNE Rückfrage bei der Produktion einen frühestmöglichen Liefertermin für einen Artikel ermitteln, der hält.

Die Voraussetzungen

Es gibt allerdings Voraussetzungen dafür: Das erforderliche Rohmaterial ist permanent verfügbar, da eine Materialverfügbarkeitsprüfung nicht Teil des Konzeptes ist. Das heißt, es muss ein ausreichend hoher Minimalbestand beim Rohmaterial sichergestellt werden. Die Lösung funktioniert am besten bei einer einfachen Produktionsstruktur, also wenigen Abteilungen bzw. Abläufen innerhalb einer Abteilung. Sind diese Anforderungen erfüllt, sieht der Ablauf wie folgt aus:

Der Ablauf

Der Verkaufsinnendienst gibt im Kopf des Verkaufsauftrages das gewünschte Lieferdatum ein. Danach werden die Auftragszeilen erfasst. NAV ermittelt, ob die gewünschten Termine eingehalten werden können bzw. ob die Artikel bereits am Lager verfügbar sind. Dabei gibt es drei Stufen:

1.) Der Verkaufsinnendienst klickt auf den integrierten Button im Auftragskopf und startet dadurch die Kapazitätsprüfung bei der ersten Auftragszeile. Das erstmögliche geplante Warenausgangsdatum dieser Zeile wird ermittelt. Wenn das gewünschte Warenausgangsdatum vor dem erstmöglichen geplanten Warenausgangsdatum liegt, wird diese Zeile akzeptiert, das Kennzeichen „kapazitätsgeprüft“ wird in der Auftragszeile automatisch aktiviert und es wird keine Meldung ausgegeben (Gewünschter Termin möglich).

2.) Wenn das erstmögliche geplante Warenausgangsdatum nach dem gewünschten geplanten Warenausgangsdatum liegt, wird überprüft, ob es sich in der gesamten Produktionseinheit kapazitiv ausgeht. Hierbei wird das erstmögliche geplante Warenausgangsdatum für die Produktionseinheit berechnet. Liegt dieses nach dem gewünschten geplanten Warenausgangsdatum, wird der Wert des Feldes „LT Freigabe Status“ auf „Lieferterminfreigabe einholen“ gesetzt. Das Ergebnis wird dem Benutzer in einem Zwischenfenster angezeigt und auf einem Stapel für die Leitung des Verkaufsinnendienstes hinterlegt. Diese Freigabestelle plant die Position ein und ermittelt systemgestützt einen Liefertermin und gibt diesen mittels Workflow an den Sachbearbeiter weiter, der im Anschluss die Auftragsbestätigung versenden kann. (Freigabestelle)

3.) Eine Terminverschiebung ist nur dann erforderlich, sollte das erstmögliche geplante Warenausgangsdatum der Produktionseinheit nach dem gewünschten geplanten Warenausgangsdatum liegen. In diesem Fall wird das erstmögliche geplante Warenausgangsdatum in der entsprechenden Sparte berechnet und angezeigt. (Terminverschiebung erforderlich)

Wie funktioniert das?

Ein Artikel ist einer Sparte, quasi einem Produktbereich, zugeordnet, eine Produktionseinheit wiederum besteht aus mehreren zusammengefassten Sparten. Die pro Arbeitstag maximal möglichen „produzierbaren Umsätze“ werden in einer Matrix hinterlegt.

Für Ausnahmen, also als Notfallkapazitäten, können eigene Sparten angelegt und einer Produktionseinheit zugewiesen werden. Beispiele dafür wären ein vom Chef angeordneter oder ein anderer wichtiger strategischer Auftrag wie die Bestellung eines A-Kunden. Einige Artikel, wie Handelsartikel oder bereits auf Lager vorproduzierte und verfügbare Artikel, müssen nicht kapazitätsgeprüft werden.

Wie wird die Auslastung ermittelt?

Die Auslastung ermittelt man hier mittels eingeplanten Umsatzes. Dabei werden folgende Daten berücksichtigt:

  • Alle VK-Auftragszeilen mit zu produzierenden Artikeln, sprich Produkten. Der Umsatz ergibt die Auslastung am Tag des Liefertermins.
  • Alle Lagerproduktions-Fertigungsaufträge (das heißt Artikel, die ohne direkten aktuellen Kundenbedarf vorproduziert werden) werden mit dem VK-Preis und dem Fälligkeitsdatum eingeplant.

Wenn die Herstellung der Produkte abgeschlossen ist, dann wird die Last dafür aus der Matrix gestrichen, also die Auslastung für diese VK-Position auf null gesetzt (weil dieser Umsatz ja nicht mehr produziert werden muss).

Wie funktioniert die Berechnung des erstmöglichen geplanten Warenausgangsdatums?

Zuerst implementieren wir ein neues Feld namens „Zeithorizont Kapazitätsprüfung“ in die „Debitoren & Verkauf Einrichtung“. Darin wird der Zeitraum (z.B. „6M“ für sechs Monate) hinterlegt, bis dessen Ende die geplanten Umsätze berücksichtigt werden. Was heißt das? Bis sechs Monate wird in die Zukunft gerechnet, alles was darüber hinausgeht (also die „weitere“ Zukunft) kann ohne Kapazitätsprüfung eingeplant werden.

Von dem sechs Monate in der Zukunft liegenden Tag wird dann in Richtung Vergangenheit geschaut und der erste Tag gesucht, der eine kumulierte freie Kapazität kleiner gleich 0 hat. An den darauffolgenden Tagen kann wieder etwas eingeplant werden, es gibt hier wieder freie Kapazitäten.

Von diesem Tag weg wird der nächste Arbeitstag ermittelt, an dem ausreichend freie Kapazität für den einzuplanenden Umsatz vorliegt. Der darauffolgende Arbeitstag ist das erstmögliche geplante Warenausgangsdatum. So weit so klar?

Beispiel gefällig?

Stichtag 13.Juli 2017Der Kunde wünscht eine Lieferung von einem Produkt mit dem Wert von 50,- Euro am 17.07.2017, das heißt also der Verkaufsinnendienst erfasst einen Artikel im Wert von 50,- Euro, den der Kunde haben will. An diesem Tag würde sich dieser Umsatz ausgehen, allerdings würde die Einplanung an diesem Tag spätere Aufträge gefährden (der 18.07.2017 hat eine negative kumulierte freie Kapazität). Am nächsten Arbeitstag (19.07.2017) gibt es ausreichend freie Kapazität für die einzuplanende Auftragszeile (rot markiert), an diesem Tag wird das Produkt produziert. Deshalb wird von NAV der darauffolgende Arbeitstag (20.07.2017 – grün markiert) als erstmögliches geplantes Warenausgangsdatum vorgeschlagen. Dieser Tag wird dem Kunden auf der Auftragsbestätigung als Liefertermin genannt.

Die Vorteile dieses Konzeptes liegen auf der Hand:

  • Für den Sachbearbeiter selbst ist die Bedienung (integrierter Button) kinderleicht und ohne zusätzlichen Aufwand.
  • Sie erhöhen Ihre Liefertreue drastisch, Ihr Kunde bekommt automatisch mit seiner Auftragsbestätigung einen verbindlichen Liefertermin.
  • Für alle Kunden gilt die gleiche Logik, sie werden transparent und schnell behandelt. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und somit die -bindung.
  • Ihre Mitarbeiter sparen durch die Automatisierung der Kapazitätsprüfung nicht nur Zeit und Nerven: Fehler und Missverständnisse werden vermieden und die Freigabestelle wird entlastet und nur mehr mit dem Wesentlichsten konfrontiert.
  • Kommunikationswege werden deutlich kürzer und effizienter.
  • Die Berechnungsroutine ist transparent und intern leicht nachvollziehbar.

Auch für weitere Schritte im Zuge der Digitalisierung wie Self Service ist man so bestens vorbereitet. Mögliche zukünftige Anwendungen sind beispielsweise der Einbau dieser Routine in einen Webshop bzw. in ein Kundenportal, so dass der Kunde selbst die Termine abfragen kann.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu diesen und weiteren Details, kontaktieren Sie uns!

Autor: Dominik Aigner

Dominik Aigner war immer schon von produzierenden Unternehmen und mutigen, unkonventionellen Denkansätzen begeistert. Seine Ausbildung führte ihn nach der HTL an die Fachhochschule OÖ am Standort Steyr, wo er „Produktion & Management“, mit Vertiefung Produktion erfolgreich absolvierte. Nach der Automobilzulieferindustrie, Projekten in der Produktion und im Qualitätsmanagement kam er zu NAVAX. Hier kann er sein Interesse als Consultant für Warenwirtschaft mit dem Schwerpunkt Produktion und Produktionsplanung, Teamleiter und Leiter des "CompetenceCenter Manufacturing“ verfolgen. Auch nebenberuflich bleibt Dominik Aigner seiner Herkunft treu und versucht in Vorträgen, FH Studenten für Microsoft Dynamics NAV zu begeistern. Er lebt mit seiner Familie (2 Kindern) im schönen Salzkammergut und zählt Fotografie und Musik zu seinen Hobbies.

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