Eingangsrechnungs-Workflow: With a little help from a friend …

Ich arbeite seit mittlerweile über einem Jahrzehnt mit Microsoft Dynamics NAV und seinen Vorgängern, ich bin auch wirklich mehr als begeistert von vielen Standard-Funktionen der mittlerweile 2017er Version, aber dennoch gibt es ein Thema, wo ich mir auch heute noch gerne Hilfe von einem integrierten Add On hole: dem Eingangsrechnungs-Workflow.

Wie geht das nun vonstatten?
Durch den Document Capture Service passiert eine vollständige Automatisierung des kompletten Erstellungsprozesses von Dokumenten in Microsoft Dynamics NAV. Kommt eine Eingangsrechnung nun per E-Mail, wird sie automatisch heruntergeladen und einer Texterkennung unterzogen. Beim Erfassen der Rechnung ist die manuelle Eingabe von Daten dadurch nun endlich Vergangenheit, denn das erledigt ab sofort Continia Document Capture. Jeder Lieferant bekommt eine rasch eingerichtete Vorlage, automatisch können im Nachgang durch einfaches Markieren auf der Rechnung weitere Informationen hinzugefügt werden, auch wenn die Vorlage bereits gespeichert ist. Das geht rasch, ist effizient und erleichtert den Rechnungsworkflow für alle Beteiligten ungemein.

Feldzuweisung

Genehmigungs-Workflow
Jede Rechnung muss im Unternehmen von den verschiedensten Personen entweder inhaltlich oder budgetär freigegeben werden. Diesen Workflow kann man ebenso mit Continia Document Capture abbilden. Für jede Person kann ein Höchstbetrag im Genehmigungsprozess festgelegt werden, bei Überschreitung des Limits wird an den nächsten Genehmiger mit einem höheren Limit weitergleitet. Hat die zuständige Person die Rechnung/das Dokument genehmigt, wird diese für die Buchung und Zahlung weitergeleitet. Dieser Prozess funktioniert mit einzelnen Rechnungen, es kann aber auch eine E-Mail mit einer Liste aller Rechnungen, zB einmal am Tag, generiert werden, die gesammelt freigegeben werden kann. Möglich ist außerdem, mehrere Genehmiger anzulegen und Dimensionen (Abteilung, Projekt oder ähnliches) bestimmen zu lassen, wer genehmigen darf. Über ein Web-Portal braucht man dazu nicht einmal Microsoft Dynamics NAV, ein einfacher Internetzugang reicht dank Continia Web Approval Portal.

Webfreigabe

Drag-and-Drop, so mag ich das
Jeder Dateityp und jede E-Mail lässt sich durch einfaches Ziehen auf jeden Posten in Microsoft Dynamics NAV ablegen. Dadurch können Originaldokumente, zB diverse Offerte von Lieferanten, Fotos oder andere Dokumente, an eine Rechnung angeheftet werden. Bei einer defekten Lieferung könnte man somit zB die Beweiskette dokumentieren. Drag-and-Drop funktioniert übrigens im kompletten System, auch auf Kunden- oder Lieferantenkarten.

Wo ist die Rechnung hängen geblieben?
Man kennt das, der Lieferant ruft an, da bei ihm noch keine Zahlung eingegangen ist und im Unternehmen wird hektisch gesucht, wo die Rechnung im Genehmigungs-Prozess hängen geblieben ist. Auch das ist nun vorbei, denn selbst wenn der Genehmiger auf Urlaub oder krank ist, kann durch eine Stellvertreterregelung der Prozess ungehindert durchgeführt werden. Außerdem hat die Buchhaltung jederzeit Kontrolle über den Workflow, da eine Übersicht in Echtzeit zeigt, wo und bei wem der Prozess gerade hängt.

Die Untiefen der Rechnungsablage
Fein säuberlich abgelegt finden sich im digitalen Archiv sämtliche PDF-Dokumente mit allen relevanten Daten, und auch hier nicht nur Daten aus Microsoft Dynamics NAV, sondern auch aus den Originalrechnungen! Damit ist jede Rechnung im Nu auffindbar.

Und übrigens … Nach wie vor durch Papier-Post geschickte Rechnungen kann man einscannen und danach die Texterkennung darüber laufen lassen. Und dann startet das gleiche Procedere, wie bei per E-Mail eingegangene Rechnungen.

Mein Fazit
Eingangsrechnungsworkflow-Add Ons gibt es viele. Warum ich gerade Contina Document Capture so mag? Es gibt mir eine komplette Übersicht über den Status aller Eingangsrechnungen. Alle Belege werden nachvollziehbar geprüft und können fristgerecht verbucht werden, sämtliche Skonti werden ausgenutzt. Es gibt auch kein „Verschwinden“ oder „ich weiß nicht, bei wem das Dokument gerade liegt“ mehr. Und der Kunde hat die Sicherheit, dass nur die Rechnungsbeträge beglichen werden, die auch wirklich vereinbart waren.

Tipp: Nehmen Sie an einem unserer kostenlosen Webinare zu diesem Thema teil!

Autor: Marco Mülleder

Marco Mülleder ist produktverantwortlich für Microsoft Dynamics NAV in der NAVAX Unternehmensgruppe. Davor war er als Berater und Projektleiter in ERP Projekten im In- und Ausland, mit Schwerpunkt SCM und Produktion tätig. Seit 2006 arbeitet er nun bei NAVAX, zuvor arbeitete er als Ingenieur im Bereich Hydraulikanlagenbau. Marco Mülleder ist Vater von zwei Kindern und begeisternder Skifahrer und Bergsteiger.

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