Projekte – die Reise zwischen Vision und Wirklichkeit

Manche von Ihnen kennen diesen Cartoon vielleicht schon lange und haben trotzdem gerade geschmunzelt. Oder haben ihn noch nicht gekannt und laut gelacht? Es gibt aber auch immer wieder die Reaktion, dass „das Lachen im Hals stecken bleibt“ – nämlich dann wenn sich Cartoon und erlebte Wirklichkeit vor dem geistigen Auge plötzlich zu decken beginnen.

Auch wenn es hier vornehmlich um die Betrachtung von IT-Projekten geht, lässt sich das ebenso auf Vorhaben wie Hausbau, Urlaubsplanung, Übersiedlung, Oldtimer Restaurierung etc. transponieren.

Was führt dazu, dass Erwartung und Ergebnis nicht übereinstimmen?
Das wichtigste Kriterium, um Projekte ins gewünschte Ziel zu bringen, ist Kommunikation. Vollständige, ehrliche und rechtzeitige Kommunikation. Und natürlich braucht´s auch noch eindeutige Regelungen der Rollenverteilungen, d.h. wer kommuniziert zu welchen Themen mit wem und trägt dafür auch die Verantwortung? Klingt bis hierher total einfach und ist doch so schwer.

Das fängt in der Definitions- und Analysephase an. Was wird (wirklich) gebraucht, was „nur“ gewünscht und was kann tatsächlich auch gelebt und genutzt werden? Kann dieses Ziel klar beschrieben werden, sodass auch das Ergebnis eindeutig dagegen messbar sein wird? Wer hier kein klares JA setzen kann, hat bereits eine „gute“ Chance auf Misserfolg geschaffen.

Fakten und Wahrnehmung
Um ein Projekt zum Erfolg führen zu können, muss am Ende die Fakten- und die Wahrnehmungsebene zusammenpassen. Wenn zwar die messbaren Kriterien getroffen wurden, aber die Wahrnehmung des Ergebnisses trotzdem nicht mit der Erwartung im Einklang ist, dann wurde wohl in der Zieldefinition einiges versäumt. Und da ist sie wieder – die Kommunikation!

Was führt aber dazu, dass diese Differenz entsteht? Häufige Ursache sind Annahmen auf beiden Seiten! Der Kunde geht davon aus, dass das „sowieso klar“ ist. Der Anbieter fragt nicht ausreichend nach, wenn Informationslücken erkannt werden. Zeit- und Budgetdruck sind weitere Faktoren, die zu Vorgaben führen, die die wahren Ziele nicht ausreichend detailliert beschreiben.

Die Menschen
Oft schon strapaziert und dennoch unverändert gültig: Die beteiligten Individuen sind der ausschlaggebende Faktor für den Projekterfolg. Mittelmäßige Werkzeuge durch hervorragende Menschen implementiert ergeben in aller Regel deutlich bessere Ergebnisse als umgekehrt. Daraus ergibt sich zwingend, dass die Auswahl der handelnden Personen und deren ausreichende Verfügbarkeit für die übergebenen Aufgaben den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst. Wer dort spart – bei Qualität wie notwendiger Quantität – stellt bereits früh die Weichen in Richtung Misserfolg. Dass Qualität Geld kostet – auch im Personalbereich – führt zum nächsten Thema:

Das liebe Geld
Selbstverständlich ist die kommerzielle Komponente in Projekten überaus wichtig. Damit die Kosten nicht zum Risiko werden, bedarf es ebenfalls hochqualitativer Kommunikation: Was bekomme ich für mein Geld? Ist es das, was ich brauche/möchte? Sind hohe Einmalkosten langfristig nicht sogar günstiger, weil der Betrieb besser und billiger ist? Und kann bzw. muss ich den Traum – viele sagen die „Vision“ – auch tatsächlich in vollem Umfang realisieren? Wer vom Ferrari träumt, aber nur das Budget für einen Golf zu Verfügung hat, sollte zu allererst überlegen, wie er die Möglichkeiten, die der Golf bietet, optimal nutzen kann, um die eigenen Anforderungen abzudecken. Oft ergibt sich aus dieser Betrachtung, dass die Möglichkeit, über 130km/h fahren zu können, nicht wirklich relevant ist und der Prestigefaktor in der nüchternen Kosten-Nutzen Betrachtung ohnehin keine Rolle spielt. Wer aber halbherzig auf den Golf setzt und dennoch insgeheim Ferrari-Eigenschaften erwartet, wird auch nach der angenehmsten Fahrt immer unzufrieden aus dem Golf aussteigen!

Mein Fazit
Viele erfolgreiche Projekte, aber auch das eine oder andere, das nicht gut gelaufen ist, haben uns ganz klar gezeigt, dass die angeführten Faktoren zwingend über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Wenn alle Beteiligten klare und ausreichend definierte, gemeinsame Ziele haben, die dafür notwendigen Schritte für alle transparent und definiert sind und die Kommunikation diese auch permanent unterstützt, wird am Ende des Tages „die richtige Schaukel“ am Baum hängen und lange Freude bereiten.

Autor: Reinhard Grüneis

Reinhard Grüneis, Division Manager Dynamics AX + CRM der NAVAX Unternehmensgruppe verfügt über fast 25 Jahre Erfahrung in Implementierungsprojekten von betriebswirtschaftlichen Lösungen. Zu Beginn in Anwendungsunternehmen, seit 20 Jahren auf der Anbieterseite und seit 17 Jahren mit Microsoft Dynamics AX bzw. seinem Vorgängerprodukt Axapta seit der Version 2.1. Nach ca. 8 Jahren, in denen Reinhard Grüneis als interner und externer Consultant primär in der Rolle als Projektmanager und Bereichsverantwortlicher in namhaften nationalen und internationalen Dynamics Partner Unternehmen tätig war, ist er nun seit mehr als 2 Jahren bei der NAVAX. In seiner Privatzeit betätigt er sich in einem kleinen, feinen Wiener Weinbau als Hobbywinzer.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.